Buchhaltung · 5 Min. Lesezeit
GoBD einfach erklärt: Was Selbstständige wissen müssen
Kurz gesagt
Die GoBD regeln, wie du deine digitale Buchhaltung und Belege führst: vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar. Eine gestellte Rechnung korrigierst du nicht nachträglich, sondern über eine Stornorechnung. Rechnungen bewahrst du 10 Jahre auf (§147 AO, §14b UStG), Handels- und Geschäftsbriefe in der Regel 6 Jahre – auch digitale Belege müssen über die Frist unveränderbar verfügbar bleiben.
GoBD klingt nach Bürokratie – dahinter stecken aber nur ein paar nachvollziehbare Regeln, wie du deine digitale Buchhaltung und Belege führst. Hier sind die wichtigsten Punkte für Selbstständige und kleine Unternehmen.
Was steckt hinter GoBD?
Die GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Vereinfacht: Wer digital Rechnungen schreibt und Belege sammelt, muss das vollständig, korrekt und nachvollziehbar tun.
Die wichtigsten Grundsätze
- Nachvollziehbarkeit & Nachprüfbarkeit – ein Dritter muss die Buchführung verstehen können.
- Vollständigkeit – alle Geschäftsvorfälle werden erfasst.
- Richtigkeit & zeitgerechte Buchung – zeitnah und sachlich korrekt.
- Ordnung & Unveränderbarkeit – nichts wird spurlos nachträglich geändert.
Unveränderbarkeit: das Herzstück
Eine einmal gestellte Rechnung darfst du nicht einfach nachträglich ändern. Muss etwas korrigiert werden, geschieht das nachvollziehbar über eine Stornorechnung – das Original bleibt erhalten. Genau das nimmt dir ein Rechnungsprogramm mit Festschreibung automatisch ab.
Aufbewahrungsfristen
Rechnungen bewahrst du 10 Jahre auf (§147 AO, §14b UStG), Handels- und Geschäftsbriefe in der Regel 6 Jahre. Auch digitale Belege – etwa abfotografierte Ausgabenbelege – müssen über die Frist unveränderbar verfügbar bleiben.
| Dokumenttyp | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Rechnungen (§147 AO, §14b UStG) | 10 Jahre |
| Handels- und Geschäftsbriefe | in der Regel 6 Jahre |
| Digitale Belege (z. B. abfotografierte Ausgabenbelege) | unveränderbar über die jeweilige Frist |
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Was bedeutet GoBD?
GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Sie regeln, wie digitale Buchführung und Belege geführt und aufbewahrt werden müssen.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen sind grundsätzlich 10 Jahre aufzubewahren (§147 AO, §14b UStG). Für Handels- und Geschäftsbriefe gilt in der Regel eine Frist von 6 Jahren.
Was heißt Unveränderbarkeit?
Einmal erfasste Buchungen und Rechnungen dürfen nicht so geändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr erkennbar ist. Korrekturen müssen nachvollziehbar erfolgen – etwa über eine Stornorechnung statt durch nachträgliches Überschreiben.
Reicht es, Belege einzuscannen?
Digitale Belege und Scans sind zulässig, wenn der Prozess GoBD-konform ist (vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar). Wichtig ist die zeitnahe und geordnete Erfassung.
Stand: Juni 2026. Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Angaben ohne Gewähr – maßgeblich sind die jeweils geltenden gesetzlichen Regelungen. Im Zweifel wende dich an deine Steuerberatung.
Begriffe aus diesem Artikel
- DATEV
DATEV ist eine in Deutschland weit verbreitete Software-Genossenschaft der Steuerberater; im Alltag steht „DATEV-Export" für ein Datenformat, mit dem Buchungen an den Steuerberater übergeben werden.
- Stornorechnung
Eine Stornorechnung hebt eine bereits gestellte Rechnung auf – nötig, weil eine festgeschriebene Rechnung aus GoBD-Gründen nicht einfach gelöscht oder überschrieben werden darf.