DATEV – einfach erklärt

Viele Steuerberater arbeiten mit DATEV-Software. Damit sie die Buchhaltung eines Mandanten übernehmen können, exportieren Buchhaltungsprogramme die Belege und Buchungen in einem DATEV-kompatiblen Format – häufig als CSV nach dem Schema des DATEV-Buchungsstapels.

Ein DATEV-Export erspart das doppelte Erfassen: Du erfasst deine Belege selbst, dein Steuerberater übernimmt die Daten ohne erneutes Abtippen.

Ein solcher Export enthält typischerweise Buchungssätze mit Datum, Betrag, Konto und Gegenkonto sowie dem Steuerschlüssel. Damit die Zuordnung stimmt, müssen die verwendeten Konten zum Kontenrahmen deines Steuerberaters passen – in Deutschland meist SKR 03 oder SKR 04.

Diesen Kontenrahmen klärst du am besten einmal zu Beginn der Zusammenarbeit ab. Stimmt er nicht überein, landen Buchungen auf falschen Konten und müssen nachträglich umgebucht werden – genau die Handarbeit, die der Export eigentlich vermeiden soll.

Ein DATEV-Export ist keine Archivierung. Er überträgt Buchungssätze, nicht die Belege selbst, und ersetzt damit nicht deine Pflicht, die Originalbelege revisionssicher aufzubewahren. Auch wenn deine Steuerberatung die Daten übernimmt, bleibt die Aufbewahrung der eigenen Buchhaltung bei dir.

Ist ein Export übergeben und eingebucht, korrigierst du Fehler nicht mehr im Ursprungsbeleg, sondern über eine Stornierung und eine neue Buchung. Sonst laufen deine Zahlen und die der Kanzlei auseinander, und beim nächsten Export entstehen Doppelbuchungen. Es hilft, den Export einem festen Rhythmus zu unterwerfen – etwa monatlich nach Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung – und am übergebenen Zeitraum danach nichts mehr zu ändern.

Praktisch heißt das: Vor dem ersten Export fragst du deinen Steuerberater nach dem Kontenrahmen und danach, ob er die Belegbilder mitgeliefert haben möchte. Beides einmal geklärt, läuft der monatliche Export danach ohne Rückfragen durch.