E-Rechnung · 6 Min. Lesezeit
E-Rechnungspflicht 2026: Was Selbstständige und kleine Unternehmen jetzt wissen müssen
Kurz gesagt
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – auch Kleinunternehmer. Beim Ausstellengelten Übergangsfristen: Papier und PDF sind im B2B noch bis Ende 2026 erlaubt, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € bis Ende 2027; ab dem 1.1.2028 ist die E-Rechnung für alle inländischen B2B-Umsätze Pflicht. Kleinunternehmer nach §19 UStG sind vom Ausstellen befreit. Eine reine PDF ist keine E-Rechnung – nur strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD(Norm EN 16931).
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Was das konkret bedeutet, wer betroffen ist und ab wann du selbst E-Rechnungen ausstellen musst – hier bekommst du den Überblick ohne Fachchinesisch.
Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Wichtig: Eine einfache PDF, die du per E-Mail verschickst, ist keine E-Rechnung in diesem Sinne – sie zählt rechtlich als „sonstige Rechnung“.
Die beiden gängigen Formate sind:
- XRechnung – ein reines XML-Format, Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Behörden).
- ZUGFeRD / Factur-X – ein Hybrid aus PDF und eingebettetem XML: für Menschen lesbar und gleichzeitig maschinell verarbeitbar. Im B2B meist die praktischere Wahl.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht? Der Zeitplan
Die Pflicht kommt gestaffelt. Entscheidend ist der Unterschied zwischen Empfangen und Ausstellen:
| Zeitraum | E-Rechnung empfangen | E-Rechnung ausstellen |
|---|---|---|
| seit 1.1.2025 | Pflicht für alle Unternehmen | Papier/PDF noch erlaubt |
| 2025–2026 | Pflicht | Papier/PDF im B2B erlaubt (PDF nur mit Zustimmung des Empfängers) |
| 2027 | Pflicht | Papier/PDF nur bei Vorjahresumsatz bis 800.000 € – darüber E-Rechnung |
| ab 1.1.2028 | Pflicht | E-Rechnung für alle inländischen B2B-Umsätze |
Wen betrifft die Pflicht?
Betroffen sind inländische B2B-Umsätze – also Rechnungen zwischen zwei in Deutschland ansässigen Unternehmen. Auch Selbstständige und Freiberufler gelten als Unternehmen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes und sind damit betroffen.
Nichtbetroffen sind unter anderem Rechnungen an Privatpersonen (B2C), bestimmte steuerfreie Umsätze sowie Kleinbetragsrechnungen bis 250 €.
Gilt das auch für Kleinunternehmer?
Ja – aber differenziert. Empfangen können müssen auch Kleinunternehmer nach §19 UStG E-Rechnungen, und zwar seit 2025. Von der Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen wurden Kleinunternehmer hingegen ausgenommen: Sie dürfen weiterhin sonstige Rechnungen (z. B. PDF) verschicken.
Das Wichtigste zuerst: Empfangen
Empfangen können musst du bereits jetzt. Technisch reicht dafür ein funktionierendes E-Mail-Postfach – eine E-Rechnung kommt als Anhang (ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-XML). Du brauchst allerdings eine Software, die diese Formate auch lesen und korrekt verarbeiten kann, damit Beträge, Steuersätze und Positionen sauber übernommen werden.
Checkliste: Das solltest du jetzt tun
- Prüfen, ob du eingehende E-Rechnungen empfangen und lesen kannst.
- Eine Software wählen, die XRechnung und ZUGFeRD erstellt und einliest.
- Stammdaten vervollständigen (z. B. Leitweg-ID bei Behörden-Rechnungen).
- Frühzeitig aufs Ausstellen von E-Rechnungen umstellen, statt bis 2027/2028 zu warten.
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Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine reine PDF gilt als „sonstige Rechnung". Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach Norm EN 16931 – etwa XRechnung oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML).
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Kleinunternehmer nach §19 UStG sind von der Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen ausgenommen und dürfen weiter sonstige Rechnungen (z. B. PDF) ausstellen. Empfangen können müssen aber auch sie E-Rechnungen – das gilt seit 2025.
Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?
Empfangen musst du seit dem 1.1.2025 können. Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 sind Papier/PDF im B2B weiter erlaubt, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € sogar bis Ende 2027. Ab dem 1.1.2028 ist die E-Rechnung für alle inländischen B2B-Umsätze Pflicht.
Stand: Juli 2026. Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Angaben ohne Gewähr – maßgeblich sind die jeweils geltenden gesetzlichen Regelungen. Im Zweifel wende dich an deine Steuerberatung oder informiere dich beim Bundesfinanzministerium.
Begriffe aus diesem Artikel
- EN 16931
EN 16931 ist die europäische Norm, die das Datenmodell einer elektronischen Rechnung festlegt – die Grundlage für XRechnung und ZUGFeRD.
- Leitweg-ID
Die Leitweg-ID ist eine bundeseinheitliche Adressierungsnummer, mit der eine elektronische Rechnung dem richtigen öffentlichen Auftraggeber zugestellt wird.