Leitweg-ID – einfach erklärt

Wer im Rahmen eines öffentlichen Auftrags (B2G) eine E-Rechnung – etwa eine XRechnung – an eine Behörde stellt, muss die Leitweg-ID angeben. Sie funktioniert wie eine Anschrift im Rechnungseingangsportal der Verwaltung und sorgt dafür, dass die Rechnung an die zuständige Stelle geleitet wird.

Die Leitweg-ID erhältst du in der Regel vom öffentlichen Auftraggeber zusammen mit dem Auftrag. Im B2B-Geschäft zwischen Unternehmen wird sie nicht benötigt.

Aufgebaut ist sie nach einem festen Schema aus einer Grobadressierung, einer optionalen Feinadressierung und einer abschließenden Prüfziffer. Dadurch lässt sich schon beim Erfassen erkennen, ob eine ID vertippt wurde.

Wichtig ist, sie im dafür vorgesehenen strukturierten Feld der E-Rechnung zu übertragen und nicht als Freitext in die Anschrift zu schreiben. Steht sie an der falschen Stelle, kann das Rechnungseingangsportal die Rechnung nicht zuordnen – sie gilt dann als nicht zugestellt.

Auf Bundesebene laufen E-Rechnungen über zentrale Eingangsportale, einzelne Länder betreiben eigene. Welches Portal und welcher Übertragungsweg gilt – Upload, E-Mail oder Peppol –, gibt der Auftraggeber vor. Die Leitweg-ID bleibt dabei dieselbe: Sie adressiert die Stelle, nicht den Weg.

Liegt dir keine Leitweg-ID vor, frag beim Auftraggeber nach, statt eine zu konstruieren. Sie lässt sich nicht aus Anschrift oder Behördenname ableiten, und eine erfundene Nummer führt dazu, dass die Rechnung im Portal nicht zugeordnet wird. Bei laufenden Rahmenverträgen lohnt es sich, die ID einmal in den Kundenstammdaten zu hinterlegen – dann steht sie bei jeder Folgerechnung automatisch im richtigen Feld.

Ein typischer Fehler ist außerdem, die Leitweg-ID mit der Bestellnummer oder dem Aktenzeichen zu verwechseln. Beide können zusätzlich verlangt werden, ersetzen die Leitweg-ID aber nicht – sie stehen in eigenen Feldern der E-Rechnung.