Vorsteuer – einfach erklärt

Zahlst du als regelbesteuerter Unternehmer eine Eingangsrechnung, enthält sie Umsatzsteuer. Diese „Vorsteuer" verrechnest du in der Umsatzsteuer-Voranmeldung mit der Umsatzsteuer, die du selbst eingenommen hast. Nur die Differenz – die Zahllast – führst du ab, oder du erhältst ein Guthaben erstattet.

Kleinunternehmer nach §19 UStG sind vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen: Sie weisen selbst keine Umsatzsteuer aus und können im Gegenzug auch keine Vorsteuer geltend machen.

Voraussetzung für den Abzug ist eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen Pflichtangaben. Fehlt etwa die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug versagen – auch dann, wenn die Leistung unstrittig erbracht und bezahlt wurde.

Bei gemischt genutzten Anschaffungen ist nur der betriebliche Anteil abziehbar. Nutzt du ein Gerät zu einem Teil privat, musst du diesen Anteil sachgerecht schätzen und die Aufteilung nachvollziehbar dokumentieren.

Zeitlich wirkt der Abzug in dem Voranmeldungszeitraum, in dem beide Voraussetzungen erfüllt sind: Die Leistung ist erbracht und dir liegt eine ordnungsgemäße Rechnung vor. Kommt die Rechnung erst im Folgemonat, wandert die Vorsteuer auch erst in diese Meldung – unabhängig davon, wann du bezahlt hast.

Ist eine Eingangsrechnung fehlerhaft, ist der Abzug nicht automatisch verloren: Du kannst beim Aussteller eine korrigierte Rechnung anfordern. Wichtig ist, das zu tun, solange der Kontakt besteht – bei einem Lieferanten, der seinen Betrieb aufgegeben hat, lässt sich eine fehlende Pflichtangabe kaum noch nachtragen. Eine kurze Prüfung beim Erfassen ist deshalb günstiger als eine Diskussion Jahre später in einer Betriebsprüfung.

Ein Rechenbeispiel: Du kaufst Büromaterial für 119 € brutto. Darin stecken 19 € Umsatzsteuer, die du als Vorsteuer geltend machst. Hast du im selben Monat 380 € Umsatzsteuer eingenommen, führst du nur die Differenz von 361 € ans Finanzamt ab.